Usługi VAS w magazynie – kiedy konfekcjonowanie, etykietowanie i tworzenie zestawów warto zlecić operatorowi?

Konfekcjonowanie 8 tys. sztuk produktu przed akcją promocyjną wygląda jak prosta operacja, dopóki magazyn nie musi w tym samym tygodniu obsłużyć normalnych wysyłek, przepakować części dostawy i wydrukować kilku wersji etykiet dla różnych kanałów sprzedaży. Wtedy VAS (Value Added Services) przestają być dodatkiem do logistyki, a zaczynają wpływać na terminowość całego magazynu.

Do usług VAS zalicza się m.in. etykietowanie, przepakowywanie, foliowanie, tworzenie zestawów, dodawanie insertów, wymianę opakowań, kontrolę produktów czy przygotowanie towaru pod wymagania konkretnej sieci handlowej lub marketplace’u. Najważniejsze pytanie nie brzmi jednak: „czy operator logistyczny potrafi to zrobić?”. Zwykle potrafi. Trzeba ustalić, czy zlecenie mu pracy będzie tańsze i bezpieczniejsze niż wykonywanie jej własnym zespołem.

Kiedy outsourcing VAS jest tańszy od pracy wykonywanej we własnym magazynie?

Najmocniejszym argumentem za zleceniem VAS operatorowi nie jest sama oszczędność na roboczogodzinie. Jest nim możliwość kupowania dodatkowej zdolności operacyjnej dokładnie wtedy, kiedy jest potrzebna.

Typowy problem pojawia się przy kampaniach sezonowych. Firma wysyła normalnie 3–4 tys. zamówień dziennie, ale przed Black Friday, świętami albo akcją w sieci handlowej trzeba dodatkowo przygotować 20 tys. zestawów. Własny magazyn ma wtedy trzy możliwości: zatrudnić pracowników tymczasowych, przesunąć ludzi z kompletacji albo uruchomić nadgodziny. Każda z nich obciąża podstawowy proces wysyłkowy.

VAS u operatora szczególnie dobrze sprawdza się w czterech sytuacjach:

• wolumen prac jest nieregularny lub sezonowy;
• do wykonania zadania potrzebne jest dodatkowe stanowisko, sprzęt albo powierzchnia;
• towary trzeba przygotować przed przyjęciem do dalszej kompletacji;
• operacja obejmuje wiele SKU, wersji językowych, numerów partii lub różnych instrukcji pakowania.

Przy stałym obciążeniu sytuacja jest inna. Jeżeli pięć dni w tygodniu trzeba etykietować tę samą liczbę kartonów, proces jest prosty, a jego wykonanie regularnie zajmuje dwóm osobom pełną zmianę, własne stanowisko może być ekonomicznie lepsze.

Najpierw trzeba policzyć pełny koszt wewnętrzny, a nie samo wynagrodzenie pracownika.

Załóżmy przykładowo, że operacja wymaga dwóch osób przez 160 godzin miesięcznie na każdą z nich. Przy kalkulacyjnym koszcie pracy 50 zł za godzinę daje to:

2 × 160 h × 50 zł = 16 000 zł miesięcznie.

Do tego dochodzą przykładowo:

• 1 200 zł na materiały eksploatacyjne,
• 1 500 zł kosztu powierzchni i wyposażenia,
• 1 000 zł na nadzór i administrację procesu,
• 800 zł średniego kosztu poprawek i strat.

Łącznie daje to 20 500 zł miesięcznie.

Jeżeli w tym czasie przygotowywanych jest 10 tys. sztuk, rzeczywisty koszt wynosi około 2,05 zł za sztukę.

Dopiero z takim wynikiem należy porównać ofertę operatora.

Przykład: operator wycenia usługę na 1,70 zł za sztukę, ale dodatkowo pobiera 900 zł za przygotowanie akcji, 600 zł za materiały i 500 zł za dodatkowe manipulacje magazynowe.

Koszt wyniesie:

10 000 × 1,70 zł + 900 zł + 600 zł + 500 zł = 19 000 zł.

Różnica to zaledwie 1 500 zł. Sama cena nie uzasadnia jeszcze przenoszenia procesu. Jeżeli jednak własny magazyn musiałby przez tę operację opóźnić wysyłki albo zatrudniać ludzi tylko na kilka tygodni, outsourcing zaczyna mieć znacznie więcej sensu.

Trzeba też uważać na przeciwną sytuację. Przy bardzo małych partiach opłata za uruchomienie procesu może zdominować koszt jednostkowy. Przy 300 sztukach nawet dodatkowe 600 zł kosztu startowego oznacza 2 zł na sztukę jeszcze przed wykonaniem właściwej operacji.

Dlatego pierwszym kryterium powinien być wolumen i jego zmienność, a dopiero drugim cena jednostkowa.

Cena za sztukę to za mało – w umowie trzeba zabezpieczyć termin, błędy i materiały

Najczęstszy błąd przy kupowaniu usług VAS polega na porównywaniu jednej pozycji w cenniku: „naklejenie etykiety – X zł”. Takie zestawienie jest bezużyteczne, jeśli jedna oferta obejmuje druk, kontrolę i materiał, a druga dotyczy wyłącznie pracy magazyniera.

Przed podpisaniem umowy trzeba rozbić proces przynajmniej na:

1. Przygotowanie operacji
Czy operator pobiera opłatę za konfigurację zlecenia, przygotowanie stanowiska, testową serię albo instrukcję technologiczną?

2. Materiały
Kto dostarcza kartony, etykiety, taśmy, folie, wypełnienia, insert reklamowy czy instrukcję? Jeżeli operator je kupuje, trzeba ustalić nie tylko cenę, ale również minimalną partię zakupową.

3. Robociznę
Rozliczenie może odbywać się za sztukę, zestaw, karton, godzinę albo wykonaną operację. Przy nietypowych zleceniach stawka godzinowa bywa bezpieczniejsza dla operatora, ale oznacza mniejszą przewidywalność kosztu dla klienta.

4. Kontrolę jakości
Trzeba ustalić, czy kontrolowanych jest 100% produktów, czy tylko próbka. Przy naklejaniu prostego oznaczenia kontrola próbkowa może wystarczyć. Przy kompletowaniu zestawu z pięciu elementów brak jednej części oznacza już pełnowartościową reklamację klienta.

5. Obsługę błędów
Umowa powinna wskazywać, kto płaci za ponowne wykonanie operacji, wymianę opakowania i materiałów oraz dodatkową manipulację magazynową, jeśli błąd powstał po stronie operatora.

Szczególnie istotne jest SLA, czyli ustalony poziom obsługi. Sam zapis „realizacja zgodnie z ustaleniami” niczego nie zabezpiecza.

Lepiej ustalić przykładowo:

• do 5 tys. sztuk – wykonanie w ciągu 2 dni roboczych od zwolnienia towaru do pracy;
• 5–20 tys. sztuk – maksymalnie 4 dni robocze;
• większe akcje – termin potwierdzany przed rozpoczęciem kampanii;
• próg akceptowalnych błędów określony osobno dla danego procesu;
• procedurę postępowania z produktem niezgodnym;
• sposób dokumentowania wykonania operacji.

Przy części projektów potrzebny jest również produkt wzorcowy, zdjęcie lub fizyczny „golden sample”. Jest to szczególnie ważne przy tworzeniu zestawów prezentowych, ekspozytorów czy opakowań promocyjnych. Instrukcja „umieścić ulotkę na górze” może być interpretowana na kilka sposobów. Zdjęcie prawidłowo przygotowanego zestawu usuwa większość tej niejasności.

Problemy zaczynają się też przy etykietowaniu. Operator musi wiedzieć, czy etykieta ma zastąpić wcześniejsze oznaczenie, znaleźć się obok niego czy jedynie uzupełnić istniejące informacje. Znaczenie ma nawet kierunek naklejenia kodu kreskowego, jeśli produkt jest później automatycznie skanowany.

Przy towarach konsumenckich dochodzą wymagania prawne. Od 13 grudnia 2024 r. w Unii Europejskiej obowiązuje rozporządzenie GPSR 2023/988, które zwiększyło znaczenie prawidłowego oznakowania i identyfikowalności produktów konsumenckich. Żywność, kosmetyki, wyroby medyczne czy chemia gospodarcza podlegają dodatkowo własnym regulacjom sektorowym. Operator może fizycznie przykleić etykietę, ale odpowiedzialności za treść oznaczenia nie należy automatycznie przerzucać na magazyn.

Jeżeli klient dostarczy błędny tekst, kod EAN albo niewłaściwą wersję językową, perfekcyjnie wykonane etykietowanie nadal będzie wadliwym procesem.

Dobry proces VAS zaczyna się przed pierwszym przepakowanym kartonem

Najwięcej strat nie powstaje podczas samego pakowania. Powstają wcześniej – gdy magazyn dostaje niepełną instrukcję, produkt zmienia się w trakcie akcji albo system WMS nie rozróżnia towaru przed i po wykonaniu VAS.

Przed uruchomieniem usługi najlepiej przejść przez krótki test produkcyjny. Seria 20–100 sztuk zwykle wystarcza, żeby wychwycić problemy z etykietą, kolejnością elementów, wymiarami opakowania i czasem wykonania pojedynczej operacji. Przy drogich produktach test powinien być mniejszy; przy prostym przepakowaniu można od razu sprawdzić większą próbkę.

Po teście trzeba zmierzyć realną wydajność.

Jeżeli przygotowanie jednego zestawu zajmuje średnio 45 sekund, czysta matematyka daje około 80 zestawów na godzinę. W praktyce nie wolno jednak budować planu na 100-procentowym wykorzystaniu czasu. Uzupełnianie materiałów, odbiór palet, kontrola jakości, raportowanie i zmiana SKU zabierają część zmiany.

Przy planowaniu bezpieczniej przyjąć np. 65–70 zestawów na roboczogodzinę, a później skorygować normę na podstawie pierwszej pełnej partii.

Dla 20 tys. zestawów przy wydajności 70 szt./h potrzeba około:

20 000 ÷ 70 = 286 roboczogodzin.

Przy sześciu osobach daje to około 48 godzin pracy na osobę, czyli sześć pełnych zmian po osiem godzin. Takie wyliczenie szybko pokazuje, czy deklaracja „zrobimy wszystko jutro” jest fizycznie realna.

Kolejna rzecz to status produktu w systemie. Towar przed wykonaniem VAS nie powinien być dostępny do sprzedaży jako gotowy, jeśli brakuje mu właściwej etykiety albo części zestawu. Najbezpieczniejszy model wykorzystuje osobne lokalizacje lub statusy, np.:

oczekuje na VAS → w trakcie VAS → kontrola → zwolniony do sprzedaży.

Przy kittingu warto również ustalić, co dzieje się z komponentami. Zestaw złożony z kubka, kawy i opakowania prezentowego może być w WMS-ie nowym SKU albo pozostać logicznym kompletem kilku produktów. Ta decyzja wpływa później na stany magazynowe, inwentaryzację i możliwość rozłożenia niesprzedanych zestawów.

Operatora powinno się więc oceniać nie tylko przez cenę, lecz także przez zdolność do kontrolowania przepływu informacji. Przed rozpoczęciem współpracy dobrze sprawdzić:

• czy potrafi obsłużyć różne instrukcje dla wielu SKU;
• czy dokumentuje wykonanie VAS w WMS-ie;
• czy można śledzić numer partii lub serię produktu po przepakowaniu;
• kto zatwierdza pierwszy poprawnie wykonany egzemplarz;
• jak wygląda proces reklamacji wewnętrznej;
• czy operator ma rezerwową obsadę na większe akcje;
• jak szybko jest w stanie zwiększyć wydajność podczas sezonowego piku;
• czy rozliczenie wskazuje osobno pracę, materiały i dodatkowe manipulacje.

Najbardziej irytujący model współpracy to taki, w którym niska cena jednostkowa jest później obudowana kilkunastoma drobnymi dopłatami: za pobranie kartonu, druk, zużycie folii, zwrot produktu na lokalizację, dodatkową kontrolę czy zmianę instrukcji. Dlatego przed wyborem operatora trzeba poprosić o kalkulację całej przykładowej akcji, a nie o sam cennik czynności.

Outsourcing VAS nie jest też dobrym rozwiązaniem dla każdego procesu. Jeżeli sposób konfekcjonowania zmienia się codziennie, wymaga ciągłej obecności technologa lub zawiera wiedzę, której firma nie chce przekazywać na zewnątrz, własne stanowisko może być prostsze. Podobnie jest wtedy, gdy proces jest wysoce zautomatyzowany i wykonywany przez cały rok – przenoszenie go do operatora może tylko zwiększyć liczbę operacji transportowych.

Dodatkowe informacje na: https://kmc-services.com.pl

FAQ – najczęstsze pytania o usługi VAS w magazynie

Co dokładnie zalicza się do usług VAS?
Najczęściej są to etykietowanie, przepakowywanie, tworzenie zestawów, foliowanie, banderolowanie, dodawanie ulotek i próbek, wymiana opakowań, kontrola jakości oraz przygotowanie produktu zgodnie z wymaganiami konkretnego odbiorcy.

Czy zlecanie konfekcjonowania operatorowi zawsze jest tańsze?
Nie. Przy regularnym, przewidywalnym wolumenie i wysokim wykorzystaniu własnego stanowiska wewnętrzny proces może kosztować mniej. Outsourcing zyskuje przewagę przede wszystkim przy pikach sezonowych, krótkich kampaniach i zmiennych wolumenach.

Jak porównywać oferty operatorów?
Nie przez samą stawkę za sztukę. Trzeba zsumować koszt pracy, materiałów, uruchomienia projektu, dodatkowych manipulacji, kontroli jakości, magazynowania materiałów oraz ewentualnych poprawek.

Czy operator powinien odpowiadać za poprawność etykiety?
Za prawidłowe wykonanie zleconej operacji – tak, jeżeli tak określono zakres odpowiedzialności. Za merytoryczną poprawność treści przekazanej przez klienta nie powinien odpowiadać automatycznie. Przed rozpoczęciem akcji trzeba jednoznacznie ustalić, kto zatwierdza projekt etykiety.

Jak duża powinna być seria testowa?
Dla typowych prac ręcznych praktycznym punktem startowym jest 20–100 sztuk. Próba powinna umożliwić zmierzenie czasu operacji oraz sprawdzenie oznaczeń, materiałów, sposobu pakowania i kontroli produktu.

Co jest ważniejsze: niska stawka VAS czy szybka realizacja?
To zależy od kosztu opóźnienia. Jeżeli spóźniona partia oznacza utratę kampanii promocyjnej, kary od sieci handlowej albo brak produktu w sprzedaży, termin i gwarantowana przepustowość mają większe znaczenie niż różnica kilkunastu groszy na sztuce.

Czy usługi VAS powinny być zapisane w SLA?
Tak, jeśli mają znaczenie dla terminu wysyłki. SLA powinno obejmować co najmniej czas realizacji, zasady przyjmowania zleceń, maksymalny wolumen, sposób kontroli jakości, obsługę błędów i odpowiedzialność za poprawki.

Pierwszy krok przed zleceniem VAS jest prosty: weź jedną rzeczywistą akcję z ostatnich miesięcy i policz jej pełny koszt wewnętrzny za sztukę – razem z robocizną, powierzchnią, materiałami, nadzorem, nadgodzinami i poprawkami. Następnie wyślij operatorowi dokładnie ten sam scenariusz i poproś o pełną kalkulację wraz z terminem oraz wydajnością. Dopiero wtedy porównuj modele. Najpierw należy usunąć błąd polegający na zestawianiu ceny operatora wyłącznie z pensją magazyniera, bo taka kalkulacja prawie zawsze prowadzi do złej decyzji.